Las actividades de CRS son organizadas como un proyecto. Crear un proyecto permite utilizar un conjunto formal de procesos y técnicas de gestión de proyectos para definir el esfuerzo, y luego subsecuentemente dirigir y controlar el trabajo. El utilizar procesos de administración de proyectos le permite a un líder de proyecto gestionar el alcance, incidencias, riesgos, la calidad y la comunicación.

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es un estándar emitido por el Project Management Institute (PMI) que establece un cuerpo de conocimientos e integra las mejores prácticas reconocidas a nivel internacional para la administración profesional de proyectos.

El OPM3,  estándar desarrollado por el Project Management Institute, tiene el propósito de proporcionar un camino para entender el comportamiento organizacional de la administración de proyectos, medir la capacidad de sus procesos a través del conjunto de mejores prácticas y  fomentar su madurez bajo planes de mejora.

Una Oficina de Proyectos proporciona un esquema completo de funciones de Administración de Proyectos que asegura contar con un portafolio de proyectos basado en un ciclo de vida de inicio a fin, estableciendo para la misma los siguientes objetivos:

• Monitorear y asegurar el cumplimiento de compromisos de los proyectos.
• Proporcionar guías y lineamientos para la ejecución del proceso de administración de proyectos.
• Monitorear los riesgos organizacionales y mitigación integral de los mismos.
• Monitorear los asuntos de los proyectos de manera integral hasta su cierre.
• Asignación y compartición eficiente de recursos.
• Mediante el uso de tecnologías de información, identificar áreas de mejora y apoyar a la generación de nuevas oportunidades de negocio.
• Evaluar la Satisfacción de los Clientes.

La oficina de administración de proyectos de CRS es un instrumento organizacional, que busca ver la operación de la organización como un conjunto de procesos integrados, no sólo como una serie de elementos funcionales independientes. Esto determina un cambio que busca facilitar la toma de decisiones de acuerdo a las necesidades de la organización.

El conjunto de estándares del PMI establecen las prácticas para asegurar que los proyectos se encuentran alineados al plan estratégico de una organización.

Marco de Referencia

El PMBok (Project Management Body of Knowledge) es el estándar del PMI (Project Management Institute) para la gestión de proyectos que integra las mejores prácticas internacionales a lo largo de los últimos 35 años, estableciendo los siguientes procesos dentro del ciclo de vida en un proyecto:

• Inicio: Comprometer a la organización a iniciar un proyecto o una fase. Establecer la línea de solución global. Definir los objetivos de alto nivel del proyecto. Obtener las aprobaciones y recursos necesarios. Validar la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos. Asignar a un administrador para el proyecto.
• Planeación: Facilitar el cumplimiento de compromisos. Asegurar la integración del proyecto. Monitorear los cambios efectivamente. Proveer información para la toma de decisiones a los grupos de interés. Actualizar el plan iterativamente.
• Ejecución: Coordinar, integrar, y administrar todos los recursos del proyecto. ¿Para qué? Para alcanzar los objetivos del proyecto. ¿Cómo? Llevando a cabo el plan de proyecto al pie de la letra. Mientras se responde al cambio.
• Monitoreo y control: Mantener el proyecto en el camino que lo llevará a cumplir con los objetivos planteados en el plan, a través de:
  • El monitoreo y reporte de las variaciones
  • El control de los cambios de alcance
  • El control de los cambios en el programa
  • El control en el cambio del costo
  • El control de la calidad
  • La respuesta al riesgo

• Cierre: El cierre del proyecto formaliza la entrega del producto y libera los activos y recursos.

Beneficios

Para ver los beneficios que se obtienen con la administración de proyectos, partimos de la problemática que enfrentan las organizaciones de acuerdo a las estadísticas.

Comportamiento de los proyectos según Gartner Group y Standish Group:

• En 2003, 70% se desviaron en sus planes por más del 20%
• En 2003, el 54%  sobrepasaron sus costos en un 20%
• 60% de los completados fallaron al no lograr el ROI prometido
• 52% cubren menos del 75% de la funcionalidad esperada
• 28% se suspendieron antes de ser terminados
• En el 2004, 49% de todos los proyectos fracasaron.

Regularmente los problemas típicos que las organizaciones enfrentan en lo referente a Administración de Proyectos en los diferentes niveles son:

Nivel Estratégico

• Las Expectativas del negocio son desconocidas o no son realistas.
• Presupuesto Inadecuado.
• Poco tiempo para la Planeación Estratégica.
• Dificultad para demostrar el Valor de los proyectos a la Organización.

Nivel Táctico

• Falta de Alineación entre los proyectos y las  metas Organizacionales.
• Incumplimiento del tiempo y costo pactado
• Toma de decisión inoportuna y basada en poca información.
• Expectativas no cubiertas, pobre calidad.
• Indefinición e informalidad de las iniciativas.
• Iniciativas duplicadas o contradictorias.
• Proyectos de bajo valor.

Nivel Operativo

• Poco entendimiento de responsabilidades, equipos disfuncionales.
• Resultados impredecibles.
• Trabajo redundante.

Necesidades comunes atendidas por la gestión de proyectos en CRS:

• Fortalecer el Perfil de la Oficina de Proyectos, estableciendo el alcance progresivo de los servicios por ofrecer de acuerdo a la capacidad actual y a la visión esperada.
• Establecer los estándares necesarios para homologar la gestión de proyectos, programas y portafolios, fomentando su manejo profesional.
• Necesidad de reportes de información, respecto al seguimiento y monitoreo de los proyectos desde un enfoque Estratégico, Táctico y/u Operativo explotando para ello un Repositorio central de información de proyectos.
• Manejar la administración del cambio que involucra la aplicación de nuevos procesos y su automatización.

Gestión de proyectos

CRS IT Consulting cuenta con una metodología propia basada en el PMBok de PMI, pero adaptada a CMMI e ITIL para realizar la gestión de proyectos. Hasta ahora nos ha proporcionado excelentes resultados, y está basada en el establecimiento y cumplimiento de los siguientes indicadores:

• Índice de rendimiento de coste
• Índice de rendimiento de planificación
• Desviación prevista a fin de proyecto sobre el presupuesto
• Presupuesto estimado al cierre del proyecto

Fases

Cada actividad que enfrenta CRS IT Consulting es enfocada como un proyecto el cual para su abordaje se estructura en una serie de fases.

Visión y alcance

• Se definen las características generales del proyecto y los objetivos estratégicos.
• Relevamiento detallado que permite adquirir el entendimiento necesario de la empresa.
• Se administran riesgos de forma de prever cambios y crear oportunidades para ganar ventajas competitivas.
• Entregables: Documento Visión/Alcance - Documento de Riesgos detectados.

Planificación

• Se presenta el proyecto y el diseño de la solución. Se definen prioridades y se setean expectativas.
• Creación de equipos de trabajo autogestionables que alcanzan sus propias metas focalizados en entregar un producto de alta Calidad que cumpla con los requisitos de los usuarios.
• Entregables: Especificación Funcional - Documento de Riesgos detectados - Cronograma detallado.

Construcción

• Se construye el producto a partir de las especificaciones realizadas, siguiendo el cronograma fijado.
• Se realizan reuniones de avance periódicas y entregables parciales que permiten mantener sincronizados ambos equipos de trabajo.
• Entregables: Fuentes y ejecutables - Especificación de test y casos de prueba.

Implementación

• El equipo de trabajo da curso a todas las modificaciones y arreglos solicitados en las entregas parciales y entrega el producto completo o lo instala en producción.
• Se realiza la capacitación a usuarios finales y transferencia de conocimientos a usuarios técnicos.
• Entregables: Producto final funcionando - Documentación técnica y manual de usuario.

Ajustes

• Una vez que la aplicación está en producción, a partir de su utilización en casos de uso reales, surgen correcciones o modificaciones menores que son realizadas en esta etapa.
• Se realizan mediciones de performance para asegurar el rendimiento óptimo del producto.
• Entregables: Resultado de pruebas de rendimiento – Informes de modificaciones realizadas.

Seguimiento

• El contacto con el cliente se mantiene para asegurarnos que los objetivos del producto son cumplidos.
• Se realizan las actualizaciones necesarias al producto de manera de acompañar los cambios en el negocio.
• Entregables: Informe de seguimiento periódico, Informes de modificaciones realizadas. Generar informes de estado de forma automática, para remitirlos de inmediato al cliente. Consultar la evolución de los indicadores. Registrar y realizar el seguimiento de los riesgos. Realizar el seguimiento de los cambios y compromisos. Seguimiento de acciones pendientes.

Beneficios

• Gestión de alcance, plazos, riesgos y costos precisos;
• Alta productividad en el desarrollo, permitiendo rápida reducción de backlog de solicitaciones de mantenimiento y desarrollo de TI;
  • Reducción de costos, actualización tecnológica de los equipos e infraestructura del área de desarrollo;
• Concentración del esfuerzo de los profesionales en el negocio de la empresa y en atender a los usuarios;
  • Garantía de sincronismo de la documentación con el código de los productos generados;
  • Mayor facilidad para entrenamiento de los usuarios y técnicos del equipo, en función de la utilización de Patrones ;
  • Desarrollo de software estandarizado;
  • Acompañamiento y gestión del proyecto vía Internet;
  • Mejores prácticas da ingeniería de software reduciendo costos por la reutilización de componentes;
• Adopción de métricas e indicadores;